Os funcionários de escritório geralmente precisam enviar cartas por fax. Os casos podem ser completamente diferentes, mas o que fazer se você se deparar com esse problema pela primeira vez e não tiver absolutamente nenhuma ideia de como enviar uma carta para um fax.
Instruções
Passo 1
Redija sua carta em MS Word, usando o modelo que você pode usar no MS Publisher para adicionar o logotipo da empresa. Use o MS EXEL se precisar redigir e enviar planilhas por fax. Para enviar fotos, elas devem ter a extensão.jpgG.
Passo 2
Esteja ciente de que o tamanho de uma carta padrão que pode ser enviada por fax é uma página A4. A fonte necessária para escrever é de pelo menos 10 pontos de tamanho. Por esse motivo, é melhor manter todas as suas ideias em uma folha para que você não precise enviar informações por várias páginas.
etapa 3
Declare todas as informações de forma clara e concisa. Na carta que enviará por fax, escreva apenas o que for útil e interessante para o seu destinatário. Se, por exemplo, uma solicitação específica foi enviada a você, responda exatamente a ela, sem se desviar do assunto, etc.
Passo 4
Não insira pequenas imagens ou desenhos nas cartas, pois podem ficar desfocados e, por isso, o destinatário receberá apenas uma opinião negativa sobre você ou sua empresa. Certifique-se de incluir seu endereço, número de telefone / fax ou outras informações de contato no final da mensagem.
Etapa 5
Imprima sua carta. Examine a qualidade de impressão do documento, deve ser bom, todas as letras devem ser claras e não borradas para que o destinatário possa ver o texto. Se encontrar alguma deficiência, corrija-a e imprima a carta novamente.
Etapa 6
Abra a bandeja de alimentação de documentos no fax. Geralmente está localizado na parte traseira da máquina. Insira sua carta voltada para baixo. Se você tiver várias folhas, verifique se o seu aparelho de fax suporta o envio em massa; do contrário, você terá que inserir cada folha separadamente.
Etapa 7
Aguarde o bipe, a máquina deve pegar o papel. Disque o número de fax do destinatário. Aguarde uma resposta do outro lado do fio.
Etapa 8
Apresente-se e indique que gostaria de enviar o fax. Pressione o botão "Iniciar" junto com o destinatário (geralmente dizem: "Iniciar"). O fax será enviado se todas as etapas forem concluídas. Não substitua o tubo até que o papel tenha passado completamente pela máquina.
Etapa 9
Clique no botão "Contato" e especifique se sua carta foi enviada ao destinatário (se o fax foi aprovado). Se a qualidade da tela estiver ruim, tente todas as etapas novamente.
